Dies ist der zweite Teil unserer Blog-Serie, die in den kommenden Wochen veröffentlicht wird. Heute wird die Fallstudie des Krankenhauses „Spaarne Gasthuis“ präsentiert. Wir wollten gerne eine Serie machen, um Kunden, Herstellern und anderen Interessierten zu zeigen, dass wir mehr sind als nur ein Webshop.

Innerhalb der Mauern von Spaarne Gasthaus passiert viel. Auf der Radiologie-Abteilung werden Scans angeschaut, Krankenpfleger versorgen die Patienten und im Operationssaal wird für Stunden operiert. Sodass alles ohne Probleme funktioniert, ist eine gute IT-Infrastruktur von großer Bedeutung. Da kommen Sebastiaan van Schoonhoven und Michiel Heeringa ins Bild. Sie haben dafür gesorgt, dass die gesamte Thin Client Infrastruktur angepasst wurde, sodass noch effizienter gearbeitet werden kann.

Beide beschäftigen sich damit, was im IT-Umfeld im Krankenhaus passiert. Michiel Heeringa ist IT-Berater im Spaarne Gasthaus. „Im Krankenhaus wird jede Technik die implementiert wird oder die wir untersuchen an einen unserer Berater, zum Beispiel an mich, vorgestellt.  Über die neue Technik oder Entwicklung habe ich eine Meinung und das setze ich um in eine Empfehlung oder ein technisches Konzept.“, erklärt Michiel Heeringa kurz seine Funktion. Er arbeitet nun etwa sieben Jahre beim Spaarne Gasthaus und ist sehr zufrieden. „Das tolle ist, dass meine Arbeit so abwechslungsreich ist. Das eine Projekt dauert eine Woche oder einen Monat, aber andere dauern manchmal Jahre. Das macht es sehr interessant.“

Sebastiaan van Schoonhoven beschäftigt sich mit der Verwaltung. „Wenn in der IT ein neues System oder eine neue Technik implementiert wird, dann wird das im Anschluss von mir verwaltet. Außerdem bin ich verantwortlich für eine Anzahl Nebenaktivitäten im Krankenhaus wie zum Beispiel das Budget. Ich arbeite hier jetzt ungefähr dreieinhalb Jahre und es gefällt mir sehr gut. Das Krankenhaus hat circa 4.000 Arbeitnehmer im Dienst. Und alle benutzen „ab und zu“ einen Computer. Aus der Verwaltungsrolle heraus müssen wir also kontinuierlich an den Bedarf der Nutzer anschließen. Das macht es hektisch, aber auch dynamisch.“

Gutes Gefühl

Das Spaarne Gasthaus entstand 2015 nach der Fusion des Kennemer Gasthaus und dem Spaarne Krankenhaus. „So eine Fusion verursacht eine Reihe Herausforderungen in der IT“, erklärt Michiel Heeringa.

2017 fand ein erstes Gespräch zwischen dem Krankenhaus und ThinClientSpecialist statt. „Wir wollten uns neu orientieren in Bezug auf unsere Arbeitsplatzstrategie in der Zukunft und wir wollten das gerne mit einer unabhängigen Partei besprechen. Wir hatten zu dem Zeitpunkt schon Thin Clients, aber nach einiger Zeit erschien es uns vernünftig um zu gucken, ob unsere Infrastruktur noch allen Anforderungen genügt. Wir können selbst viel entscheiden, bestimmen und bedenken, aber Leute, die auf dem Gebiet spezialisiert sind, können das viel besser. Aus dem Grund haben wir ThinClientSpecialist um Hilfe gebeten.“ Nach dem Gespräch haben sie beschlossen die Veränderung zu verschieben, da das Krankenhaus noch nicht bereit war für eine große Anpassung. „Das Gespräch mit Marc Terveer und Leo Bolkenbaas gab uns ein sehr gutes Gefühl. Daher haben wir ein Jahr später wieder Kontakt mit ihnen aufgenommen“, erklärt Sebastiaan van Schoonhoven.

Technische Schuld

Zwölf Monate später war es Zeit die Arbeitsumgebung drastisch anzupacken. „Wir hatten mehrere Probleme. Nach der Fusion hatten wir drei total unterschiedliche IT-Infrastrukturen. Die von den zwei alten Krankenhäusern und eine neue“, erzählt Michiel Heeringa. „Das kostete uns sehr viel Zeit. So viel, dass wir keine Zeit mehr hatten für andere Aktivitäten.“

Es wurde eine neue Arbeitsplatzumgebung auf Basis von VDI-Technik in Kombination mit Windows 10 entwickelt, welche Juni 2019 live ging. Die bereits vorhandenen Thin Clients waren allerdings auf dem Gebiet Software nicht geeignet und es musste eine Anzahl Änderungen vorgenommen werden, sodass diese die neue Infrastruktur unterstützen.

Hinzu kam, dass das Betriebssystem der Thin Clients beinahe am Ende seiner Lebensdauer war, erklärt Michiel Heeringa. „Auf all unseren Thin Clients lief Windows 7. Da der Support in Kürze eingestellt wird, mussten wir eine alternative Lösung finden.“ Eine Möglichkeit war alle Thin Clients mit neuer Hardware zu ersetzen. „Aber das erwies sich als ein teures Unterfangen.“ Aus dem Gespräch mit ThinClientSpecialist kam es zur Sprache, dass die bestehenden Thin Clients wiederverwendet werden konnten indem neue Software installiert wird. „Das hat uns sehr angesprochen“, ergänzt Sebastiaan van Schoonhoven. „Wir wollten auch gerne unabhängig vom Hersteller sein. Wir hatten zum Beispiel alles von einem einzigen Hersteller und das bedeutete, dass wir auch deren Management Tool nutzen mussten. Dadurch war es uns nur sehr begrenzt möglich, um Anfragen vom Krankenhaus umzusetzen. Zum Glück hatten Marc Terveer und Leo Bolkenbaas genug brauchbare Lösungen parat.“

Problempunkte

Nach dem Gespräch mit ThinClientSpecialist hatten sie ein übersichtliches Dossier mit allen Problempunkten innerhalb der Thin Client Infrastruktur und einer Empfehlung. „Wir haben letztendlich zwei unterschiedliche Hersteller von Thin Client Software für unser Krankenhaus in Erwägung gezogen“, erzählt Michiel Heeringa. „ThinClientSpecialist hat uns geraten beide Hersteller vorbei kommen zu lassen, um eine Testumgebung für uns einzurichten. Auf diese Weise können wir mit beiden Systemen Erfahrung sammeln und eine gutüberlegte Entscheidung treffen.“ Das haben sie gemacht und zwei Monate später haben sie sich für IGEL entschieden.

Ab dem Moment ging alles sehr schnell. „Wir mussten ungefähr 3.500 Arbeitsplätze neu einrichten mit der neuen Thin Client Software bevor wir zur neuen VDI-Arbeitsplatzumgebung umsteigen. Eine ganz schöne Aufgabe. Da ist man normalerweise etwa ein Jahr mit beschäftigt. In unserem Fall haben wir es in Rekordzeit geschafft; in vier Monaten. Das ist schon besonders…“, lacht Sebastiaan van Schoonhoven. ThinClientSpecialist blieb indirekt im Prozess involviert. „Wir sind sehr zufrieden mit der Hilfe und Unterstützung. Wenn wir etwas wissen wollten, konnten wir uns an sie wenden. Sie wissen, worüber sie reden und haben uns sehr gut geholfen“, erzählt er.

Große Vorteile

Jetzt wo alle Arbeitsplätze mit der richtigen Hard- und Software ausgestattet sind, ist laut Sebastiaan van Schoonhoven und Michiel Heeringa alles besser geworden. „Vorher kostete uns jede Änderung, die wir durchführen wollten, viel Zeit. Einige Änderungen mussten sogar lokal am Gerät vorgenommen werden. Jetzt können wir alles zentral und in einem Bruchteil der Zeit regeln.“

Bei einem Update, Upgrade oder einer Änderung muss jetzt lediglich das richtige Profil zentral zum Thin Client gepusht werden. „So sparen wir sehr viel Zeit“, sagt Sebastiaan van Schoonhoven begeistert. „Zeit, die wir einsetzen, um dem Krankenhaus noch besser von Dienst sein zu können.“ „Ein anderer großer Vorteil ist das Energiesparen“, ergänzt Michiel Heeringa. „Im Krankenhaus sind die unterstützenden Dienste und Polis am Abend geschlossen. Die Thin Clients auf diesen Abteilungen werden dann nicht genutzt. Wir haben deshalb unser System so eingestellt, dass alle Thin Clients dort um 19:00 Uhr heruntergefahren werden. So sparen wir Strom.“

Standardisierung

Die Verbesserungen sind für alle im Krankenhaus eine gute Anpassung. „Wir haben je nach Arbeitsplatz geschaut, was gebraucht wird. An einem Arbeitsplatz ist ein Bildschirm genug, an einem anderen ist mehr nötig. Und da wir jetzt mit unabhängiger Thin Client Software arbeiten, ist das auch möglich. Für uns ist es gut zu verwalten und für unsere Mitarbeiter ist es auch gut: es funktioniert jetzt überall gleich.“

Doch es gibt auch noch Verbesserungspunkte in Bezug auf die IT-Infrastruktur. „Wir haben einen sehr großen Schritt nach vorn gemacht und das hat uns inspiriert: Stück für Stück möchten wir noch mehr Dinge angehen. So haben wir noch eine Anzahl Fat Clients (PCs), die wir mit Thin Clients ersetzen möchten und wollen wir auch gerne noch mehr standardisieren, sodass die Verwaltung noch einfacher wird und wir schneller und sicherer auf Entwicklungen im Gesundheitswesen reagieren können.“

Mit einem stolzen und guten Gefühl blicken die Herren auf die letzten Monate zurück. „Wir haben in kurzer Zeit eine große Anzahl Änderungen vorgenommen und dafür auch viele Komplimente bekommen. Die Arbeitsweise wurde verbessert und jeder in unserer Abteilung freut sich auf den nächsten Schritt. Und wir uns natürlich auch!“, lachen die beiden Herren.